Znasz to? Tygodniami pracujesz nad swoim dashboardem. Masz już odpowiednie dane, model, pod względem wizualizacji też wszystko śmiga. Piszesz specyfikację techniczną i oddajesz swoje dzieło światu. Ale… po kilku tygodniach lub miesiącach okazuje się, że… nikt nie korzysta z Twojego idealnego dashboardu… Dlaczego? I co z tym zrobić?
Ciężkie jest życie dewelopera…
Sytuacja, którą opisuje zdarza się niestety bardzo często. Zwłaszcza wtedy, gdy tworzysz dashboard tylko po to, żeby powstał, a nie dlatego, że jest komuś potrzebny.
Oczywiście fajnie jest pochwalić się pięknymi raportami, które powstały w technologii Business Intelligence (mniejsza o to czy to PowerBI, Tableau czy Looker…). Ładnie wyglądają, pozwalają na szybki dostęp do danych w różnych przekrojach. Wizualizacje przykuwają wzrok i pozwalają szybciej zauważyć trendy w danych niż, gdy patrzymy na “suche” liczby w tabelkach.
Wszystko to prawda, ale to tylko teoria. Bo nawet najlepszy raport czy dashboard ma szansę dowieźć swojej wartości … gdy ktoś go ogląda. I patrząc na to od drugiej strony – zwykła tabelka czy prosty wykres z Excela przyniesie więcej wartości jeśli ktoś na niego patrzy i podejmuje decyzje na jego podstawie.
Ciężkie jest życie dewelopera raportów BI… Boli szczególnie to, że:
- poświęciłeś już masę czasu na przygotowanie danych, ETL, ustawienie wizualizacji, nawigacji itd.
- jesteś przekonany, że Twój dashboard jest świetny i że odbiorcy mogą znacząco podnieść jakość decyzji, gdyby tylko z niego skorzystali…
Co więc zrobić, aby Twoje dashboardy i raporty zyskały stałe grono wielbicieli? Poniżej 7 rad jakie mogę Ci udzielić – bazując na swoim doświadczeniu.
1. Odpowiedz sobie kto jest odbiorcą Twoich raportów
Parafrazując kultowy polski film – musisz odpowiedzieć sobie na jedno ważne, absolutnie najważniejsze pytanie – kto będzie korzystał z moich raportów. A potem dostosować raport do odbiorców.
Myśląc o odbiorcach warto uwzględnić kilka kwestii. Po pierwsze – jaki szczebel w organizacji zajmują. Zupełnie inaczej na dane patrzą dyrektorzy a inaczej analitycy. Ci pierwsi potrzebują konkretów i jednoznaczności: “jest dobrze”, “jest źle”, “sprzedaż rośnie”, “wykonanie planu to X%”. Takich informacji oczekują od raportu. Do takich odbiorców dobrze przemawiają KPI, proste wizualizacje lub nawet zwykłe kolorowanie liczb oraz wyraźne rekomendacje działań jakie powinni podjąć.
Z drugiej strony analitycy potrzebują szczegółowych danych. Możemy dla nich budować dość rozbudowane dashboardy, z wieloma możliwościami filtrowania. Tacy odbiorcy docenią też wyszukane wizualizacje i przede wszystkim dostęp do dużej ilości danych.
Chociaż te dwie grupy różnią się od siebie to jedno jest niezmienne. Zarówno jedni jak i drudzy szukają w Twoich raportach odpowiedzi na swoje pytania.
2. Uprość swój raport
Do obsługi Twojego idealnego raportu nie powinien być potrzebny specjalny manual. Musi być intuicyjny i prosty w obsłudze. To z pewnością zwiększy chęć odbiorców do zaglądania do niego.
Zadbaj o to, żeby wszystkie kluczowe przyciski i dane były widoczne od razu po załadowaniu raportu. Świetnie jeśli masz możliwość pokazania go osobie nietechnicznej na etapie budowania. To może być dla Ciebie cenna wskazówka jak ustawić wszystko w finalnej wersji.
Oprócz dobrego UI/UX musisz zadbać o łatwą do odbioru treść dashboardu. Dane powinny być opisane w taki sposób, żeby od razu było wiadomo co oznaczają. Nie używaj technicznego żargonu tam, gdzie nie jest on konieczny. Pamiętaj, że najczęściej raport nie powstał dla Ciebie tylko dla użytkowników – często nietechnicznych. Zadbaj też o odpowiednie oznaczenie pól danych – techniczne nazwy w stylu L_KLIENT_ czy GRO_SAL_PER_KLI nie poprawiają czytelności.
Jeśli koniecznie musisz korzystać z technicznych nazw to dobrze jest umieścić w raporcie słowniczek pojęć biznesowych. Możesz tam podać definicję poszczególnych pól, rozwinięcia skrót, nawet wzory, z których korzystasz przy polach wyliczanych.
3. Podaj kontekst danych
Podstawowym celem raportów i dashboardów powinno być dostarczenie cennych i pomocnych wskazówek. Mogą być one wykorzystane później do podejmowania decyzji w oparciu o dane. Dlatego tak istotne wyjaśnienie kontekstu danych.
Pozwól, że podam Ci przykład. Sprzedaż naszej firmy wyniosła w zeszłym roku 25 mln złotych. Co ta informacja mówi odbiorcy? W zasadzie to nic… Ważny jest kontekst – czy te 25 mln to więcej czy mniej niż w poprzednich latach, a jak więcej to o ile procent? A może zeszły rok miał jakieś szczególne wydarzenia, które spowodowały, że sprzedaż była nadzwyczajnie wysoka lub niska? Właśnie takie dodatkowe informacje wpływają na kontekst danych.
Co zatem sprawdza się w dashboardach? Wszelkiego rodzaju kolorowe strzałeczki pokazujące czy dana wartość jest mniejsza/większa od analogicznej z poprzedniego okresu. Dodatkowo fajnie spojrzeć na trendy rozrysowane na wizualizacjach. Wtedy zobaczymy wyraźnie jak maja się do siebie wyniki z różnych okresów.
Dodatkowo idealnie gdy raport lub dashboard zawiera dwa-trzy zdania kluczowych wniosków i rekomendacji. Pozwala to od razu czerpać wartość z danych bez zagłębiania się w szczegóły.
4. Wizualizuj
Patrzeć na dane w tabelkach czy patrzeć na dane na wykresach? Oto jest pytanie… Moim zdaniem – jeśli masz pomysł na taki typ wykresu, który dobrze pokaże to co chcesz przekazać – wybierz wizualizację.
Kolejny przykład. Poniżej dane o sprzedaży z pewnej firmy:
| Miesiąc | Sprzedaż |
| 2023-01 | 12000 |
| 2023-02 | 12340 |
| 2023-03 | 13230 |
| 2023-04 | 12980 |
| 2023-05 | 12540 |
| 2023-06 | 12300 |
| 2023-07 | 12600 |
| 2023-08 | 12850 |
| 2023-09 | 13000 |
| 2023-10 | 13999 |
| 2023-11 | 12100 |
| 2023-12 | 12400 |
| 2024-01 | 12800 |
| 2024-02 | 12900 |
Od razu widać, że marzec i październik zdecydowanie wybijają się pod względem sprzedaży, prawda? Hmmm…. nie widać? A może teraz?
Najprostszy wykres liniowy zrobił niesłychaną robotę. Nagle jedno spojrzenie na wykres pozwala zobaczyć najlepsze miesiące pod względem sprzedaży. Można wtedy zwiększyć obsadę, zadbać o wydatki na marketing czy podjąć inne działania.
Oczywiście nie zawsze tabelka czy liczby są złe. Wszystko musi jednak mieć swoje uzasadnienie. Przestrzegam też przez częstym błędem, jaki popełniają początkujący deweloperzy, którzy zachłysnęli się nowym narzędziem. Chodzi o przesycenie wizualizacjami i to tymi dość zaawansowanymi. Nie jest problemem umieszczenie w raporcie skomplikowanych wykresów. Problemem jest to, że odbiorcy są najczęściej przyzwyczajeni do prostszych form (wykres słupkowy, liniowy, punktowy, kołowy nawet). Mogą po prostu nie potrafić lub nie czuć się pewnie z wykresami Sankey’a, mapą drzew czy wykresem wiolinowym.
Pamiętaj – raport nie jest dla Ciebie – jest dla Twoich odbiorców.
5. Zadbaj o łatwy dostęp do raportu
Nawet najlepszy raport, który jest ukryty w gąszczu korporacyjnych folderów lub dostępny jedynie po dwupoziomowym zalogowaniu tylko za pośrednictwem IP z biura…. nie będzie użyteczny. Jeśli tylko pozwala na to narzędzie – raport powinien być dostępny z dowolnego miejsca o dowolnej porze na dowolnym urządzeniu.
Patrzenie na kluczowe wskaźniki na laptopie – ok. Ale patrzenie na kluczowe wskaźniki o dowolnej porze z poziomu komórki – lepiej. Świetnie sprawdzają się tutaj rozwiązania, które pozwalają na przeglądanie raportów za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Wtedy nasz użytkownik nie musi instalować dodatkowego oprogramowania, tylko wchodzi na stronę i ma to czego szuka.
Szybki protip – zawsze referując do raportu podawaj do niego link. Na przykład pisząc w mailu “takie dane możesz znaleźć w naszym dashboardzie (tutaj link)” masz większą szansę na to, że będzie oglądany. Szybki protip nr 2 – jeśli to możliwe – nie wysyłaj excelowych zrzutów raportów a zamiast tego podawaj odnośnik do samego raportu.
Zadbaj też o to, żeby użytkownicy mieli dostęp do Twojego dashboardu. Jeśli nie mogą się do niego dostać – daj im znać co muszą zrobić, żeby się udało (“zgłoś prośbę do X…”, “napisz maila do X…” itd.)
6. Przeprowadź szkolenie
Bardzo istotna sprawa po zakończeniu dewelopmentu to spotkanie z przyszłymi odbiorcami raportu i pokazanie im jak z niego korzystać. Podstawowa zaleta takiego spotkania jest taka, że większość osób inaczej nigdy nie dowiedziałaby się o istnieniu dashboardu…
Z doświadczenia wiem jednak, że prezentacje w stylu “kliknij tu, możesz wybrać to pole, albo to…” nie sprawdzają się. Zamiast tego pokaż odbiorcom:
- jak mogą wyciągnąć z dashboardu wartość,
- co muszą zrobić, żeby znaleźć odpowiedzi na swoje pytania,
- jak mogą znaleźć dane, które wspomogą podjęcie decyzji biznesowych
Po pierwsze – taka forma prezentacji jest ciekawsza, po drugie – pokazuje sens i cel powstania raportu.
Możesz też w takiej prezentacji pokazać coś “wow”. Na przykład – jakieś ciekawe znalezisko, które do tej pory każdy przeoczał a Ty potrafisz pokazać od razu korzystając z Twojego dashboardu.
Żeby Twoi słuchacze nie zapomnieli o Tobie, poproś, żeby zapisali sobie link do raportu w Ulubionych (stronach – jeśli jest w wersji przeglądarkowej lub folderach jeśli jest dostępny na dysku).
Zanim przejdziemy do ostatniej rady – zapisz się do mojego newslettera. Co tydzień dostaniesz linki do ciekawych materiałów ze świata analizy danych. Za darmo.
7. Otwórz się na feedback
Ostatnia rada, ale… jedna z ważniejszych. Powtarzam to po raz kolejny – raport nie jest dla Ciebie, jest dla Twoich odbiorców. Jeśli korzystają z raportu i coś im przeszkadza – zmień to. Jeśli chcą innej prezentacji danych – jeśli nie popsuje to ich poprawności, zmień to.
Przeanalizowany feedback poprawia znacząco jakość produktu końcowego. Często coś może Ci umknąć na etapie dewelopmentu – każdy popełnia błędy. Oczywiście nie możesz też traktować feedbacku bezwarunkowo. Jeśli zaproponowana koncepcja burzy cały sens raportu, będzie miała zły wpływ na jakość danych lub jest niepoprawna, to jest to pole do dyskusji z odbiorcami od których pochodzi feedback. Możemy ich przekonać do obecnej koncepcji wykładając swoje argumenty lub… zostać przekonanym przez nich. Warto rozmawiać ze swoim klientem wewnętrznym.
Na zakończenie
Tworzenie nieśmiertelnych dashboardów, z których korzystają WSZYSCY w firmie to sztuka. Na szczęście można się tego w dużej mierze nauczyć i wyćwiczyć. Korzystaj z moich rad – pozwoli Ci to uniknąć frustracji, gdy po kilku miesiącach spędzonych na pracy nad dashboardem okazuje się, że.. nie jest nikomu potrzebny…
Tyle na dzisiaj!
